Как планировать время и всё успевать?
Время должно работать на вас, а не вы на него. У каждого из нас нередко бывает такое ощущение, что день пролетел, а ничего важного не сделано. Вы найдете массу причин, а психологи и тайм-менеджеры скажут, что вы не умеете распоряжаться своим временем. Ведь умению организовать и построить свой день, контролировать своё время и правильно расставлять приоритеты можно научиться. А это означает, что можно успевать сделать всё, что запланировано.
Как это сделать?
Прежде всего нужно найти время и выписать на листе бумаги все дела, которые запланированы у вас на день.
Разделите эти задачи на 4 группы с учетом их важности и срочности:
1. Важные и срочные. 2. Важные, но не срочные. 3. Срочные, но не важные. 4. Не срочные и не важные.
Каждую задачу, с учетом ее важности и срочности, нужно поместить в один из квадратов, представленных на рисунке.
Квадрат А
«Важные и срочные» - это дела, которым необходимо уделять первостепенное внимание. Это такие неотложные дела, как проекты, у которых горят сроки, решение кризисных ситуаций и пр.
Это не только форс-мажоры, но и недостаточный профессионализм: часто мы начинаем рабочий день с второстепенных, несложных дел. При этом уже несколько дней откладываем еще не срочный, но важный проект или звонок. Со временем важные дела превращаются в срочные.
Этого нельзя допускать, поскольку важные и срочные задачи не позволяют нам контролировать и анализировать процесс: мы не успеваем подготовиться ко встрече или сформировать хороший отчет. Приходится импровизировать, а лучшая импровизация - заранее запланирована.
Идеально, если квадрат А будет пуст. Это говорит о вас как о профессионале с отличной самоорганизацией.
Квадрат В.
«Важные, но не срочные»- это ежедневная текущая работа, планирование новых проектов, анализ и оценка полученной информации, изучение иностранных языков и т.д.
Это рабочий квадрат, который должен быть максимально заполнен сравнительно с остальными.
Ведь если у вас есть запас времени, чтоб уделить должное внимание задачам данного квадрата, то вы быстро добьетесь успеха.
Квадрат С
«Не важные, но срочные» - эти дела мало приближают нас к цели, при этом их нужно делать. Это может быть незапланированная встреча, от которой нельзя отказаться, неотложные совещания, возникшая проблема, не терпящая отлагательств и пр.
Квадрат D
«Не важные и не срочные» - это те дела, которые редко приносят пользу, однако забирают время. От списка дел в квадрате D нужно избавляться или выделять не более 2-х часов в неделю на их реализацию.
Время нельзя остановить или вернуть, но можно использовать его так, чтобы всё успевать и прийти к поставленной цели!