Як планувати час і все встигати?
Час має працювати на вас, а не на нього. У кожного з нас нерідко буває таке відчуття, що день пролетів, а нічого не зроблено. Ви знайдете безліч причин, а психологи та тайм-менеджери скажуть, що ви не вмієте розпоряджатися своїм часом. Адже вмінню організувати та побудувати свій день, контролювати свій час та правильно розставляти пріоритети можна навчитися. А це означає, що можна встигати зробити все, що заплановано.
Як це зробити?
Насамперед потрібно знайти час та виписати на аркуші паперу всі справи, які заплановані у вас на день.
Розділіть ці завдання на 4 групи з урахуванням їх важливості та терміновості:
1. Важливі та термінові. 2. Важливі, але з термінові. 3. Термінові, але важливі. 4. Не термінові та не важливі.
Кожне завдання, з урахуванням її важливості та терміновості, потрібно помістити в один із квадратів, представлених на малюнку.
Квадрат А
« Важливі та термінові » - це справи, яким необхідно приділяти першорядну увагу. Це такі невідкладні справи, як проекти, в яких палають терміни, вирішення кризових ситуацій та ін.
Це не тільки форс-мажори, а й недостатній професіоналізм: часто ми починаємо робочий день із другорядних, нескладних справ. При цьому вже кілька днів відкладаємо ще терміновий, але важливий проект чи дзвінок. Згодом важливі справи перетворюються на термінові.
Цього не можна допускати, оскільки важливі та термінові завдання не дозволяють нам контролювати та аналізувати процес: ми не встигаємо підготуватися до зустрічі чи сформувати добрий звіт. Доводиться імпровізувати, а найкраща імпровізація – заздалегідь запланована.
Ідеально, якщо квадрат А буде порожнім. Це говорить про вас як про професіонала з чудовою самоорганізацією.
Квадрат Ст.
« Важливі, але не термінові » – це щоденна поточна робота, планування нових проектів, аналіз та оцінка отриманої інформації, вивчення іноземних мов тощо.
Це робочий квадрат, який має бути максимально заповнений порівняно з рештою.
Адже якщо у вас є запас часу, щоб приділити належну увагу завданням цього квадрата, то ви швидко досягнете успіху.
Квадрат С
" Не важливі, але термінові " - ці справи мало наближають нас до мети, при цьому їх потрібно робити. Це може бути незапланована зустріч, від якої не можна відмовитися, невідкладні наради, проблема, що не терпить зволікань та ін.
Квадрат D
« Не важливі та не термінові » – це ті справи, які рідко приносять користь, проте забирають час. Від списку справ у квадраті D потрібно позбавлятися або виділяти не більше 2-х годин на тиждень на їхню реалізацію.
Час не можна зупинити або повернути, але можна використовувати його так, щоб все встигати і дійти поставленої мети!